業務には定型的なルーティンワークが少なからず含まれていますが、仕組みで解決できる業務のために、人件費やリソースを割くことは効率的とはいえません。

その課題を解決するのが、定型的なルーティンワークを自動化してくれる「RPA」という技術です。

本記事では、RPAによって「どのような業務が自動化できるのか？」「できないことは何か？」「実際の業務での活用事例」などを、わかりやすく解説します。

RPAが作業を自動化する仕組み

まず、RPAでどのように作業を自動化できるのかを見ていきましょう。

RPAには人間が行うのと同じようにパソコンを操作するという特徴がありますが、実体のあるロボットではないため、「座標」「画像」「ファイル」「ユーザーインターフェース」という4つの方法で操作画面を認識させる必要があります。

座標での認識

パソコンのディスプレイに表示されている位置を「横にxピクセル」「縦にyピクセル」といったように座標で指定する方法です。ディスプレイ上のレイアウトが変更された場合は、都度設定を変更する必要があります。

画像での認識

「検索ボタン」「OKボタン」など決められた画像を覚えさせ、位置を認識する方法です。画像の色や大きさが変更になった場合は、再設定が必要になります。

ファイルでの認識

xlsxファイルやCSV形式のファイルの中に記載されているデータや数値を認識させる方法です。ファイルからの認識方法であれば、「ファイル名」「シート名」「セルの位置」から認識するため、ディスプレイのレイアウトによる影響がないのが利点です。

ユーザーインターフェースでの認識

パソコン上で動作するブラウザなどのアプリケーションには、それぞれ独自のIDが振られています。このIDを指定して命令を出す認識方法です。

RPAで自動化できること

では、RPAに画面を認識させることでどのような作業を自動化できるのでしょうか。
RPAには得意、不得意がありますが、ここではRPAが得意とする作業を解説します。

単純な定型業務

RPAが得意とするのは請求書の作成や経費の処理、発注・納品処理などの単純な定型業務が挙げられます。単純作業をRPAに任せることによって、人員のモチベーションの維持や入力ミスなどの人的ミスを防ぐことにもつながります。

電話やメール対応のサポート業務

単純な定型文を使ったメールであれば、事前に設定しておいた文章を使って自動で返信することも可能になります。

データの収集や分析業務

RPAはデータの収集や分析業務といった反復処理も得意としています。
​​​​​​​そのため、たとえば他社のWebサイトから必要な情報を自動的に取得するといった、スクレイピング作業が可能になります。

RPAで自動化できないこと

RPAはAIと同じに思われがちですが、一般的なRPAは「イレギュラーな事象に対して自分で考えること」ができないため、イレギュラー発生時の処理も考えておかなければいけません。RPAで自動化できないことには以下のような業務が挙げられます。

ルール化されていない非定形業務

RPAの最大の弱点は、覚えさせたルールに従って業務を反復することしかできないという点です。ルール化できる業務であれば自動化することはできますが、そうでない場合、イレギュラーな自体にも対応できるように、さまざまなルールを設定する必要があります。

人間の判断や思考が必要な処理

RPAはクライアントによって対応を変える作業など、人間の判断や思考が必要な処理を不得意としています。ルールを記憶させれば自動化が可能になるパターンもありますが、条件分岐が多くなりすぎるとRPAが処理しきれなくなりエラーとなる場合があるので注意が必要です。

RPAの活用事例

ここからは、実際の業務の活用シーンを見ていきましょう。

経理部門での活用事例

RPAの自動化によって効率化できるのが交通費計算といった経理業務です。

また、データ入力や請求書の作成、経理の入金・消込などの売掛金の定型的な管理業務の効率化が期待できます。経理部門の人手不足解消にも役立つでしょう。

コールセンターでの活用事例

コールセンターでは、かかってきた電話番号をデータベースから照合し、顧客情報の抽出をする業務にもRPAが活用できます。電話番号から即座に顧客情報を把握することができ、案内にかかる時間を短縮できるため、サポートの精度や顧客満足度の改善につながります。

マーケティングでの活用事例

RPAは定型的な作業を得意としているため、インターネット上から自社製品の口コミの収集や分析を容易に行うことができます。同様に、競合する他社製品の販売価格や情報、口コミの評価などを情報収集するなど、マーケティングにも活用できます。

RPAによる自動化のメリット

RPAによる自動化では「業務効率化」が最大のメリットですが、それ以外にも「人的ミス・不正の防止」「生産性の向上」といったメリットがあります。

業務効率化

経理や発注といった単純作業が自動化されることで作業時間が短縮できます。さらに、効率化だけではなく人件費の削減にも貢献してくれます。

人的ミス・不正の防止

人間が反復作業を長時間行うと、集中力の低下で誤字・脱字などの人的ミスが増えてきますが、RPAであれば集中力の低下が起こることはないため、24時間遂行することができます。また、経理関連の業務を行う際も恣意的な判断が入らないため、不正防止にもつながります。

生産性の上昇

単純作業を人間が行うと「つまらない」と感じ、モチベーションの低下が懸念されます。

単純作業をRPAが行うことにより、従業員のモチベーション低下を防ぎ、新しいアイディアの考案や生産性の向上につながることが期待できます。

まとめ

RPAの導入によって、今まで手作業で行っていた業務を自動化でき、業務効率化を図ることができます。また、自動化によって人的ミスや不正の防止、生産性の向上といった付随する効果も期待できます。

一方で、RPAが行える自動化は基本的に定型的な作業となるため、イレギュラーが発生する業務の場合は、イレギュラーに対応できる処理を覚えさせる必要があるということを押さえておきましょう。

効率よくRPAで自動化を図ることは、業務効率化、ひいては人件費やリソースの削減にもつながります。安定したRPAの稼働を目指す場合は、ぜひ「RPAplus」（※）をご検討ください。

RPAplusは、運用管理分野で長期にわたり国内トップシェアを誇る統合システム運用管理「JP1」と、日本および世界中の多くの企業に導入実績を持つRPA分野のトップブランド「UiPath」が連携したソリューションです。RPAの実行状態の監視や、RPAの前後処理(画面ロックの解除など)を含めた自動化を実現します。また、スケジューリング機能をはじめとする管理機能が充実しており、RPA単体では自動化できなかった課題も解決に導きます。

※ RPAplusのサービス提供は終了しました。