新型コロナウイルス感染症の流行により、新しい働き方の一つとして盛り上がりを見せているテレワーク。さまざまな企業で導入されていますが、社員全員がテレワークに完全移行したというケースはほぼありません。

ほとんどの企業がオフィス勤務とテレワーク勤務を使い分けており、なかには、会議・ミーティングやレビュー業務、データの共有などのためだけに出社するというケースもあります。

テレワークに移行するには、オフィスの環境整備・テレワーカーの環境整備の両面で見ることが大切です。

本記事では、テレワークにおける3つの業務課題とその解決方法、オフィスとテレワークの架け橋となる有効なツールについて紹介します。

テレワークにおける3つの業務課題

テレワークでは、これまでとワークフローが変わることによってさまざまな課題が生まれています。テレワークにおける業務課題には、以下の3つが挙げられます。

①業務効率が低下する

オフィスへの出社がなければ、業務遂行のための確認や情報共有がメールやチャットなどに頼ることとなります。相手の顔が見えない状況では、担当者や上司への確認に時間がかかり、業務が滞ることもあります。

また、業務に必要なデータを紙媒体や社内サーバで管理している場合は、テレワーク中の社員はデータを活用できません。このように、社員同士の情報・データ共有が難しくなることで、業務効率の低下を招いてしまうケースが考えられます。

②コミュニケーションが希薄になる

テレワーク環境では社員同士が顔を合わせる機会が減ってしまい、コミュニケーションが希薄になりがちです。意思疎通がスムーズにできなくなると、チームワークの低下につながりかねません。

また、報・連・相を円滑に行えないことで、プロジェクトの進行が滞るほか、トラブル時に迅速に対応できないなどのリスクも高まる可能性があります。

③稟議や決裁スピードが遅くなる

テレワークにおけるワークフローが確立しておらず、申請・承認に時間がかかることがあります。

承認を得るために出社する必要がある場合には、業務効率や生産性の低下を避けられません。稟議や決裁スピードが遅くなれば、契約締結や支払い処理などが遅れ、キャッシュフローに支障をきたすことも考えられます。

テレワークにおける業務課題を解決する方法

テレワークの業務課題の多くは、環境整備が整っていないことに起因しています。この課題を解決するには、どこからでも出社時と同様に業務ができるよう、バックオフィスを最適化することが重要です。

テレワークの業務課題を解決する方法は以下の2つです。

①クラウドサービスを導入する

クラウドサービスとは、物理的なサーバやソフトウェアを用意する必要がなく、インターネット経由で利用できるサービスです。

クラウドサービスを導入することで、自宅や外出先からも必要なデータにアクセスできるようになります。社員同士のデータ共有がスムーズになるため、テレワーク環境での業務効率化に有効です。

テレワーク環境の業務遂行に役立つ代表的なクラウドサービスには、以下が挙げられます。

▼クラウドサービスの例

• SFA（営業支援システム）
• CRM（顧客管理システム）
• 会計・経理システム
• 経費精算システム
• 電子契約サービス

②コミュニケーションツールを導入する

社内のコミュニケーションが疎かになっていると、チームワークが悪化するだけでなく、業務に携わる社員の役割や業務範囲などが不明瞭になりかねません。

意思疎通を円滑にするためには、インターネット経由でチャットやテレビ通話などができるコミュニケーションツールを導入するのも有効です。

コミュニケーション不足による業務効率の低下、チームワークの悪化を防ぐツールには以下があります。

▼コミュニケーションツールの例

• ビジネスチャットツール
• オンライン会議ツール
• スケジュール管理ツール
• タスク管理ツール

なお、前述のとおり、オフィスとテレワークの環境をつなぐ架け橋も必要です。

一般的な連絡手段としては、メールやチャットといったコミュニケーションツールを用いることが多いです。しかし、文面だけでは指示内容・意図を伝えきれない可能性もあります。

コミュニケーションが希薄になりがちだからこそ、顔を見て会話できるツールの活用が有効です。

オールインワン電子ホワイトボード『スマートAIボード』

スマートAIボードとは、AIを搭載した新しい電子ホワイトボードで、複数人での情報共有や共同作業を効率化します。出社している社員とテレワーク中の社員をつなぎ、新しい働き方を実現します。

スマートAIボードはオフィス勤務とテレワーク勤務におけるさまざまなシーンで活用が期待できます。

会議・ミーティングの最適化

スマートAIボードにはWindows10が内蔵されています。ボタン一つでWeb会議ツールを立ち上げて会議をスタートできます。出社している社員やテレワーク中の社員だけでなく、外回り中の営業担当も会議へ参加できます。

スマートフォン、タブレット、ノートPCの画面共有も可能です。数字やグラフ、図面などのスマートフォンやPCの画面では視認しにくい細かい情報も正しく伝えることができます。

また、12アレイマイクと4Kカメラ機能が備わっていて、オンライン会議の際に声の位置を特定し、自動で発言者をクローズアップできるのも特徴です。複数人が参加している場合でも、だれが話しているかがすぐに分かり、まるでその場にいるかのような臨場感のなか会議を進められます。

レビューの効率化

大画面で資料や図面などを共有したり、手書きで直接書き込んだりすることが可能です。同じ画面を見ながら複数人が共同編集できるため、レビュー作業をスムーズに進められます。全体像や「どこをどうしてほしいのか」なども視覚的に伝えやすくなり、担当者や上司との認識のズレを防止できます。

また、スマートAIボードに書き込んだ内容はPDF化することが可能です。口頭やメールなどで補足事項を伝える必要がなく、PDFを見ながらすぐに業務に取り掛かれます。

オフィスに出社している社員はもちろん、テレワーク中の社員の業務効率化にもつながります。

会議用デバイスの一元化

スマートAIボードは、オンライン上でテレビ会議をするデバイスとしての機能のほか、データ共有や書き込みといったミーティングに必要な機能も備わったICT機器です。

電子ホワイトボードやスピーカー、マイク、カメラなどがオールインワンとなっているため、複数の機材を別途揃える必要がなく、導入コストを抑えられます。

テレワーク中の情報共有や会議などをスムーズに行える環境を整備し、チームワークの強化、意思決定のスピード向上などを後押しします。

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まとめ

「テレワークを導入したもののうまくいかない」と感じている場合は、テレワークに適した環境を整備できていない可能性があります。

テレワークで円滑に業務を遂行するには、社員同士が距離を感じずに働けるよう、クラウド活用やツールの導入が有効です。

オフィスと多拠点をリモートでつなぐスマートAIボードは、社員同士の意思疎通をスムーズにし、業務効率の向上につなげられます。

新しい働き方の実現に向けて、スマートAIボードの導入を検討してはいかがでしょうか。