「会議」といえば、従来は参加者に紙資料を配布して、司会者はホワイトボードに意見を取りまとめたり、投影した資料にレーザーポインターを照射して解説したりという進行が一般的でした。

しかし昨今では、各人がノートパソコンを持ち込み、パソコンの画面で資料を共有するという風潮が多いのではないでしょうか。

それぞれが個人のパソコンで画面を共有する場合も、司会者がプロジェクターや巨大モニターなどを活用するのが一般的ですが、この方法は一方通行で、双方向のコミュニケーションが取りにくいという不便さもあります。

会議参加者が同じ画面を見て認識の統一や情報共有を図る会議では『電子ホワイトボード』の活用が有効です。

そこで本記事では電子ホワイトボードのメリット・デメリットや活用シーンについて紹介します。

電子ホワイトボードの特徴

電子ホワイトボードとは、手書きで書いた文字や図形をデジタルデータとして認識し、表示するディスプレイを指します。

パソコン・タブレット・スマートフォンなどのデバイスのデータを画面に映し出せるだけでなく、映し出した画面に直接書き込みできるのが大きな特徴です。書き込んだデータはさらにPDF化して保存できるため、会議の議事録としても活用できます。

また、インターネットに対応している製品では、遠隔地の拠点とデータを共有したり、アプリを活用してWeb会議を実施したりなどの使い方も可能です。

電子ホワイトボードのメリット・デメリット

以下では、電子ホワイトボードのメリット・デメリットを紹介します。

メリット

■意見交換（双方向のコミュニケーション）が活発になる

一つの画面に書くことは参加者に刺激を与えます。画面を見たり手元の資料を見たりといった会議では、会議の内容に集中できない可能性があります。

電子ホワイトボードは会議で出た意見をリアルタイムに書き込むことができるほか、同時編集も可能です。一方向の意見に偏るのを防ぎ、コミュニケーションを活発にします。

■認識の齟齬を防止できる

画面上に議題や議論の流れが明記されていると、どのような意見が出て、どの意見が採用されたかなどが分かりやすくなります。

電子ホワイトボードにリアルタイムな議論の流れを書くことで、会議の内容を理解しやすくなります。論点がズレにくくなり認識の食い違いを防止できます。

■プリントアウトの労力・コストが不要、情報共有が容易にできる

電子ホワイトボードはパソコンやスマートフォンの画面を共有できるため、会議資料のプリントアウトの労力・コストが不要です。

画面の内容はPDFデータとして保存でき、議事録の作成も容易です。メールやコミュニケーションアプリなどで情報を共有できます。

■異なる端末でも画面共有がスムーズにできる

電子ホワイトボードは、さまざまな端末に対応しています。

パソコンだけではなくタブレット・スマートフォンなどの携帯端末での画面共有が可能なため、移動中や出張中でも会議に参加できます。

アプリを活用して画面共有する製品なら、端末の機種を選ばずスムーズに共有できます。

■マーカー、ポインターなどの消耗品が不要になる

電子ホワイトボードはタッチペンや指で書き込み、操作します。

書き込むためのマーカーやポインターが不要になり、消耗品のコストがかかりません。

会議の前にマーカーのインクが切れていないか、ポインターの電池の残量はあるかなどのチェック作業も不要になります。

■淀みなく会議を進められる

電子ホワイトボードは、画面に書き込んだ内容を一瞬で消すことが可能です。

アナログなホワイトボードは消す作業にも時間がかかりますが、電子ホワイトボードの場合はクリック一つです。すぐに次の議論に移れるため、会議を淀みなく進められます。

デメリット

■導入コストがかかる

電子ホワイトボードはAIといった先進的な機能を搭載した電子機器です。そのため、アナログなホワイトボードと比べると導入コストがかかります。

■電源やネットワークが必要
電子ホワイトボードは電源やネットワークが必要です。

ホワイトボードとして使用する場合もセンサーの活用やAIによる制御が行われるため、電源は不可欠です。

Web会議アプリやブラウザを利用するためにはネットワークの構築・接続が必要です。

電子ホワイトボードの製品紹介

上述したメリットは、製品によっては一部非対応の場合もありますが、伊藤忠テクノソリューションズが提供している『スマートAIボード』ではすべて叶えることが可能です。

スマートAIボードは、AIを搭載したインタラクティブホワイトボードで、カメラ・マイク・スピーカー・ディスプレイが一元化されています。複数の機材を揃える必要もなく、スマートAIボード一台あれば、Web会議をはじめとした遠隔地とのコミュニケーションを実施できます。

また、手書きの文字や図形をデジタルデータとして自動的に認識・変換できるほか、慣れたジェスチャーでズームイン・アウト、消去なども可能です。内蔵のカメラとマイクが声の位置を特定して発話者を自動でクローズアップするため、全員がマスクをした会議でも誰が発言しているのかがすぐにわかります。AIを用いた独自のノイズキャンセリング機能によるバーチャルの防音壁が周囲の雑音を排除し、オープンスペースにも静かな会議環境を提供でき、Web会議の品質向上が期待できます。

これらの機能は、独自に開発されたCPUと専用のAIチップによって実現されています。ハードウェア性能に余裕があれば、新しい機能をソフトウェアのアップデートで随時追加することも可能です。スマートAIボードはユーザーが必要とする最新機能をアップデートで追加できるため、陳腐化せず長期的に活用できます。OSはandroidやWindowsの両方にも対応。使いたいアプリを使うことができ、拡張性・汎用性の高さも魅力です。

電子ホワイトボードの活用例

ここでは、電子ホワイトボードの活用例をスマートAIボードの機能とともに紹介します。

Web会議

スマートAIボードはWeb会議にも活用できます。

テレワークを導入している企業が増えているとはいえ、オフィス勤務とテレワーク勤務を併用している企業もあります。オフィス勤務のスタッフも各々の端末から会議に参加するとなると一体感に欠けるほか、自席から参加すると環境音やノイズが会議の邪魔になることもあります。

また、周りの雑音を気にして積極的な発話につながらないこともあるでしょう。

スマートAIボードは、AIによるノイズキャンセリング機能で、周りの音を気にせずに会議を実施できます。12個のマイクと4Kカメラが話し手を特定して自動でクローズアップするため、距離を感じにくいのもメリットです。その場にいるような会議の実現が可能です。

レビュー業務

細かな数字やグラフを用いた資料レビューや、デザイン・図面を使った会議にもスマートAIボードが適しています。ノートPCやWeb会議アプリから大画面に映して、直接指摘事項を書き込むことができます。細かな部分の指摘もスムーズで、視覚的に分かりやすいレビューが可能になります。

書き込んだ内容はそのままPDF化し、ファイル共有サービスに保存やメール送信をすることで、すぐに修正作業に生かすことができます。

育成・研修

育成・研修業務では、聞く・話す・書くといった作業を同時に行います。アナログなホワイトボードは受講者の位置によってはホワイトボードが見えにくいほか、書いたり消したりといった作業に時間を取られます。

また、受講者もメモを取ることに意識を取られ、講師の話に集中できないこともあります。

スマートAIボードは大画面ディスプレイで画面共有できるため、見やすく分かりやすい研修が可能です。専用のアプリを利用すれば、最大9名まで同時に画面共有ができます。講師がスマートAIボード上に投影している画面を教室・会議室にいる複数の受講者のPCやタブレットに画面共有することも容易に行えます。

また、ホワイトボードに書き込んだ画面はPDFやQRコードですばやく共有できるため、学習内容の振り返りにも役立ちます。

まとめ

働き方の変化にともなって、会議のスタイルも変化しています。

会議で活用されるホワイトボードも、アナログから脱却し、最近は双方向のコミュニケーションを可能にした電子ホワイトボードが提供されています。

電子ホワイトボードは参加者が同じ画面を見て認識の統一や情報共有を図れるため、会議だけでなくさまざまな用途で活用できるのが強みです。

電子ホワイトボードの導入をお考えなら、スマートAIボードを検討されてみてはいかがでしょうか。

伊藤忠テクノソリューションズでは、スマートAIボードに関する詳しい資料をご用意しております。ご興味がございましたらぜひご参照ください。