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会議室の必要性とは? 主な会議室の特徴・レイアウトや必要な機能を紹介 

コロナ禍以前は中心市街地を筆頭にオフィスのニーズが高まっていましたが、コロナの流行を機にテレワークの導入が加速度的に広がり、オフィスの在り方が変化しつつあります。

緊急事態宣言の期間終了後についても、引き続きテレワークを継続するという企業も少なくないでしょう。またそれに伴い、オフィスの縮小や移転、改善に踏み切るケースも見られます。

テレワークの有無を問わず、これからのオフィスは、ニューノーマルな働き方に適したレイアウトを検討する必要があると考えられます。

「座席数は社員全員分確保するべきなのか?」「パーソナルスペースはどれくらい保つべきなのか?」など、オフィスの検討事項はたくさんありますが、なかでも盲点になりやすいのが「会議室」。さまざまな立案をする重要な場所です。テレワークにおいては、重要なコミュニケーションの場という役割も担います。

そこで今回は会議室に焦点をあてて、オフィスにおける会議室の役割や種類、会議環境に欠かせない機能を解説します。


目次[非表示]

  1. 1.会議室の役割
    1. 1.1.社外秘の情報を秘匿できる
    2. 1.2.会社のブランディングに役立つ
    3. 1.3.効率よく情報を共有できる
  2. 2.会議室の種類
    1. 2.1.オープンスペース
    2. 2.2.大人数用の会議室
    3. 2.3.少人数用の会議室 
    4. 2.4.1on1(ワンオンワン)専用スペース
  3. 3.会議室に必要な機能
    1. 3.1.情報を表示する機能
    2. 3.2.情報を共有する機能
  4. 4.まとめ
  5. 5.IdeaHubで会議室をアップデート


会議室の役割

まず、会議室にはどのような役割があるのか、その重要性についてまとめます。


社外秘の情報を秘匿できる

会議室では、社員の情報や顧客情報、リリース前の情報など、議題に応じて秘匿性の高い内容を取り扱うこともあります。

そうした内容については外部への流出を避けるため、ワークスペースとは区切られた空間で話し合う必要があります。

オープンスペースだけではなくクローズドなスペース、壁やドアで隔てられた会議室があることで、重要な情報を扱った会議が可能になります。


会社のブランディングに役立つ

会議室は、社外の訪問者や顧客との打ち合わせを行う場所でもあります。

そのため、社外の方にとっては、会議室はエントランスに次ぐ第二の顔となる要素とも考えられます。

会社を印象付ける場所=ブランディングにもつながるため、一定のこだわりを持って設備を検討することが大切だといえます。


効率よく情報を共有できる

会議ではさまざまな議題を扱います。


▼会議の例

  • 報告会議
  • 企画会議(アイデア出し)
  • スケジューリング会議
  • 意思決定会議 など

また、議題によって参加者や参加人数が異なります。

少人数から大人数まで、人数に適した会議室があることで、効率のいい情報共有や円滑なコミュニケーションが可能になります。



会議室の種類

会議室にはどのような種類やレイアウトがあるのでしょうか。もちろん、種類が多いほど状況に応じた使い分けが可能になりますが、縮小を検討する場合は、必要最低限に絞ることも大切です。ここでは大きく4つに分けて解説します。


オープンスペース

オープンスペースは、執務室や通路の一画などに設けられたオープンな空間です。

活発な意見交換や短時間での情報共有、簡易的な報告や相談などに適しています。

オープンスペースでは、向かい合って対等に話ができるロの字や対面形式のレイアウトが用いられることが多いです。

オープンであるという性質上、近くの人に意見を求めることもできるほか、現在何について議論しているのかを周知しやすいという特徴もあります。


大人数用の会議室

大人数用の会議室は、数十人以上収容できる、壁・ドアで区切られたクローズドな空間です。ステークホルダーや株主総会、セミナー、会社説明会など多くの人が参加する際に適しています。

レイアウトは、スクール形式やシアター形式などが用いられることが一般的です。

また、パーティションなどで区切れば、複数の会議スペースとして使用できます。机・椅子などを片付けて展示会などで使われることもあります。


少人数用の会議室 

少人数用の会議室は、数名から十数名収容できる、壁・ドアで区切られたクローズドな空間です。顧客との商談や部署の報告会議、あるいはグループワークや簡易的なブレインストーミングの場として適しています。

レイアウトは、意見交換がしやすいコの字形式やあらたまった場にふさわしい対面形式が用いられることが一般的です。

少人数用の会議室は、日常的に利用頻度が高いスペースだと考えられます。


1on1(ワンオンワン)専用スペース

1on1専用スペースは、数名のみ収容できる、壁・ドアで区切られたクローズドな空間です。秘匿性が高い個人面談やコーチングを行う場などに適しています。

レイアウトは、向かい合って対等に話ができる対面形式が一般的です。

近年、上司と部下で1on1ミーティングを定期的に行っているという企業が増加傾向にあり、その専用スペースとして設けられるケースがあります。



会議室に必要な機能

会議室には当然、机や椅子が必要です。しかし、より効果的に会議をするためには、そのほかの設備にも目を向けたいところです。

会議室には、“情報を表示する機能”と“情報を共有する機能”が必要になりますが、それぞれ必要な設備には以下が挙げられます。


情報を表示する機能

会議には複数人が参加するため、資料・データを大人数でも確認できる機能が必要です。たとえば以下のような設備です。


▼情報を表示する機能の例

  • ホワイトボード
  • プロジェクター
  • ディスプレイ

出た意見を取りまとめるホワイトボード、資料や映像を投影するプロジェクターあるいはディスプレイなどは会議に欠かせない設備といえるでしょう。


情報を共有する機能

現代の会議は必ずしもオフライン参加のみとは限りません。テレワークが普及していることを鑑みても、オンライン参加者への配慮が必要になると考えられます。

オフライン参加者はもちろん、オンライン参加者にもしっかり情報を共有するためには、次のような設備が必要です。


▼情報を共有する機能の例

  • スピーカー
  • カメラ
  • マイク
  • オンライン会議ツールに接続するPC端末

大人数が収容できるような大きな会議室では、話す人の声が聞き取りにくい状況なども考えられます。マイクやスピーカーを使って声をしっかり届けるとともに、オンライン参加の方との隔たりをなくすよう、カメラやオンライン会議ツールに接続する端末の設置なども検討するとよいでしょう。カメラで録画することで、当日不参加だった方への共有にも役立ちます。



まとめ

テレワークは、コロナの流行を受けて外出制限がかかったことにより加速度的に広がりを見せました。

また、最近では、“ワーク・ライフ・バランス”という考え方が“ワーク・ライフ・インテグレーション”に発展し、“仕事と生活”というキーワードについて考慮を求められる機会が増えています。コロナ禍という状況だけでなく、現代の働き方という観点を踏まえても、テレワークは今後も定着することが予想できます。

同時にオフィスの在り方も変化し、縮小や移転などを検討する機会もあると考えられます。

今回挙げたように、オフィスにおいて会議室は重要な役割を担う場所です。オフィスの在り方を再考する際は、会議室のレイアウトや設備なども併せて検討しましょう。



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